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[A cura di: avv. Rodolfo Cusano – Presidente onorario Acap]
L’occasione per affrontare la questione degli aspetti informatici in condominio (e per prevedere obbligatoriamente questa materia nei corsi di amministrazione di condominio, di cui al regolamento D.M. 13 agosto 2014, n. 140) è data dalla previsione di cui all’art. 71 ter delle Disposizioni di attuazione del codice civile. Tale norma prevede testualmente: “ Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’art. 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condòmini”.
L’articolato è sufficientemente chiaro e risponde all’interesse del condomino a conoscere in maniera facile e diretta delle delibere che regolano la vita in condominio. Non solo delle delibere. Infatti, la disposizione in esame prevede che vengano messe a disposizione dei condòmini anche tutti i documenti “previsti dalla delibera assembleare”.
Quali sono questi documenti? Non si può farne un’elencazione a priori, ma occorrerà entrare nel merito della singola delibera. Ad esempio, se l’amministratore convoca la riunione ponendo all’ordine del giorno la discussione del rendiconto, sarà necessario pubblicare lo stesso in tutte le sue componenti: il giornale delle entrate e delle uscite, il bilancio, lo stato patrimoniale, la relazione illustrativa (art. 1130 bis c.c.). Come quando ad esempio si convoca l’assemblea per l’approvazione dei lavori straordinari occorrerà pubblicare il capitolato di appalto, le offerte dei preventivi, insomma tutto quanto è necessario al fine di consentire ai condomini di essere informati sulle delibere da approvare.
Con riguardo alle spese da sostenere non vi alcun dubbio che le stesse vanno ripartite sulla tabella generale ex art. 1123, I comma.
Gestione contabile e controllo di gestione
In realtà, se i condòmini deliberano l’istituzione del sito, non aspirano solamente alla pubblicazione dei documenti afferenti alle assemblee. Uno dei principali problemi in condominio è il controllo tempestivo della gestione contabile. Infatti, il controllo annuale in sede di approvazione del rendiconto si rivela spesso tardivo ed inefficace. Con effetti perversi anche sulla responsabilità dello stesso amministratore.
Partendo dai principi che regolano il rapporto di mandato, l’amministratore è tenuto a rendere il conto dei propri atti e, con l’approvazione fatta dall’assemblea del rendiconto, anche gli atti emessi senza preventiva autorizzazione si ritengono ratificati.
Ma andiamo con ordine. Il bilancio preventivo è lo strumento autorizzativo della gestione annuale e costituisce il limite per l’operato dell’amministratore. Solo eventi cui occorre provvedere con urgenza giustificherebbero un anticipo di spesa che non è coperto dalla preventiva autorizzazione di cui al bilancio preventivo. In genere trattasi di spese per provvedere alla messa in sicurezza del fabbricato, vuoi per la caduta di cornicioni, ovvero per il verificarsi di infiltrazioni da lastrico solare, oppure per la rottura di un gradino, ecc. Spese che per la loro intrinseca natura necessitano di un intervento urgente, al fine di eliminare il pericolo per le persone o al fine di evitare l’aggravarsi del danno per le cose.
Anche con riguardo a questi interventi, specialmente quando essi comportano una spesa gravosa, è sempre meglio per l’amministratore riferirne all’assemblea per riceverne la preventiva approvazione. Solo quando i tempi e la gravità dell’accadimento o il pericolo non lo consentono egli potrà provvedere direttamente portando poi a ratifica la spesa.
Accade invece che, usualmente o senza accorgersene, l’amministratore non solo effettui una spesa che non è affatto connotata dal requisito dell’urgenza, ma – cosa ancora più grave perché va ad inficiare l’intera contabilità dal punto di vista della chiarezza e correttezza – egli sposti somme riscosse per esempio dalla tabella generale (riferita alle spese di amministrazione, assicurazione, ecc.) al pagamento dell’acqua o del riscaldamento.
Così facendo, egli distoglie le entrate dalla spesa per cui erano state autorizzate e le utilizza per soddisfare un’esigenza ritenuta da lui urgente. Pena ad esempio il distacco del servizio che, immediatamente avvertito dai condòmini, comporterebbe non solo le gravi responsabilità di cui si dirà in seguito ma anche l’immediato venir meno della loro fiducia.
Ciò che si è potuto constatare negli innumerevoli casi sottoposti alla mia attenzione è che in sede di rendiconto lo storno dei fondi non viene ratificato dall’assemblea. Con quale conseguenza? Da un lato avremo che i condòmini che hanno contribuito al versamento delle quote in base alla tabella generale hanno maturato un rimborso (per la parte utilizzata a coprire le spese dell’acqua); dall’altra l’amministratore con la sua erogazione è andato a coprire le morosità di quei condòmini e solo di quelli che non erano in regola con i pagamenti dell’acqua. Ecco anche perché gli altri condòmini non ratificheranno. Vi sono insomma condòmini che si sono avvantaggiati ed altri che hanno subito un depauperamento.
Ora, visto che la ratifica non interviene, il rendiconto andrà modificato nel senso che i condòmini in tabella A o generale andranno a rimborso mentre a quelli morosi dell’acqua verrà imputata pro quota spettante la spesa sostenuta. Sembra tutto chiaro. Solo che se i morosi non pagano, l’anticipazione rimane a carico dell’amministratore che ha effettuato un pagamento non autorizzato. Per cui lui, pur subentrando nelle ragioni creditorie dell’ente erogatore del servizio, ne risponde in proprio. Insomma, le anticipazioni vanno imputate alla sua tasca ed è lui che dovrà provvedere a sue spese a recuperarle nei confronti dei condòmini morosi, e non più il condominio. Senza parlare dei tempi che non sono gli stessi. Cioè i rimborsi vanno effettuati subito ed i morosi non è detto che siano altrettanto solerti. Anzi, in genere non lo sono.
Come far fronte a tutta questa situazione. Con il controllo di gestione continuo e costante. I programmi informatici lo fanno. Essi predispongono anche un sistema che allarma l’amministratore quando la spesa registrata sfora il limite di cui al bilancio preventivo.
Ecco cosa vogliono i condòmini. Controllare le entrate e le uscite dell’amministratore per verificare costantemente se le spese sono state autorizzate e rientrano nei limiti di bilancio. Ciò pone fuori dalle regole quei pessimi amministratori che per ingraziarsi il condominio espongono a preventivo importi niente affatto veritieri per poi giunger dal salasso del rendiconto. È uno stratagemma che non paga. Il bilancio preventivo deve assolutamente essere dimensionato alle effettive esigenze. In mancanza nessuna acrobazia contabile reggerà di fronte al rifiuto dei condòmini di approvare il rendiconto.
Ed allora si suggerisce la pubblicazione anche del giornale delle entrate e delle uscite. Chiaramente aggiornato nei 30 giorni per legge previsti. In maniera da evidenziare la cd. cassa del condominio. Il raffronto costante dei detti registri delle entrate e delle uscite con il conto corrente condominiale (dove pure per legge debbono transitare tutte le entrate e le uscite). Garantirà la trasparenza e l’informazione ai condomini e sarà motivo di verifica anche per l’amministratore perché dal loro raffronto risulterà facile evidenziare eventuali discrasie.
In conclusione, il sito permetterà:
* La pubblicazione on line dei documenti condominiali;
* La drastica riduzione dell’utilizzo della carta, con benefici pratici (per l’amministratore), economici (per i condòmini) ed ecologici (per tutti);
* il controllo immediato delle entrate e delle uscite effettuate, perché ai sensi dell’art. 1129 c.c. l’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualsiasi titolo dai condòmini e dai terzi, nonché quelle erogate a qualsiasi titolo per conto del condominio su uno specifico conto corrente postale o bancario intestato al condominio. Inoltre, qualora i condòmini siano diffidenti anche dei dati pubblicati, potranno pur sempre chiedere all’amministratore copia dell’estratto conto come ha chiarito anche recentemente il Garante della privacy. Non costituendo tale richiesta che un diritto dei singoli condòmini in quanto il conto corrente è si aperto dall’amministratore ma solo quale mandatario dei singoli condòmini. Il Garante della privacy ha, infatti, riconosciuto il diritto dei condòmini di chiedere ed ottenere “copia degli atti e documenti bancari” senza alcuna limitazione, neanche nelle forme di un parziale oscuramento, anche se contengono dati personali dei terzi.
La convocazione dell’assemblea
L’art. 66 Disp. Att. c.c. ha stabilito che l’avviso di convocazione può essere inviato oltre che a mezzo di raccomandata anche con avviso di ricevimento ovvero anche a mezzo posta elettronica certificata o a mezzo fax o consegna a mano. Questa disposizione, innovativa della precedente disciplina che non prevedeva alcunché, ha limitato la possibilità di inviare detto avviso solo alle forme espressamente previste. Ciò in virtù dell’art. 72, sempre delle Disposizioni di attuazione del codice civile, che considera l’art. 66 quale norma inderogabile. Per cui saremo in presenza di una regolare convocazione solo con l’utilizzo della cd. pec, cioè la posta elettronica certificata. Essa presuppone che essa sia in possesso sia del mittente che del destinatario. Purtroppo molti condòmini non ne sono ancora dotati per cui l’amministratore per costoro dovrà ancora ricorrere a forme tradizionali di spedizioni, con aggravio di lavoro e di spese. Forse un’opera di convincimento, visto che di spese non lievi si tratta, potrà indurre gli stessi a munirsi di una pec.
Già all’attenzione dei giudici sono state portate cause aventi ad oggetto la contestazione di un avviso di convocazione mandato a mezzo una semplice mail. Tale forma di comunicazione non è valida per legge. Vi sono alcuni che tentano però di forzare la situazione facendosi rilasciare una dichiarazione (ritenuta effettuata nell’ambito dell’autonomia contrattuale) che manda esente l’amministratore da ogni responsabilità. La questione è da non porsi. I problemi quotidiani cui è sottoposta l’attività dell’amministratore non permettono di operare delle scelte foriere di conseguenze non certo positive. Per cui è meglio per ora attenersi al dettato legislativo.
