“L’uomo d’ingegno sa di possedere sempre molto, non si rammarica di dover dividere con altri”.

Questa volta è un aforisma di A. Einstein ad aprire la seconda puntata del corso di coaching business per amministratori di condominio tenuto per Italia Casa e Quotidiano del Condominio dalla dottoressa Concetta Cinque. 

Tema del giorno: come delegare efficacemente.

[A cura di: Concetta Cinque – Business Coach]

Nella scorsa rubrica abbiamo appreso 7 regole  che fanno aumentare la produttività della nostra azienda. Abbiamo visto inoltre come distinguere, sulla base della tua tariffa oraria, le attività di maggior valore e delegare quelle di minor valore per ottimizzare il tempo e ottenere maggiori risultati in termini di produttività aziendale ed economica.

In questa rubrica, come promesso, vi parlerò del processo di delega: un processo importante per ottenere più successo nel lavoro. Molto spesso sottovalutiamo i rischi che possono verificarsi nel processo della delega, con il risultato che la stessa diventa un danno anziché un’opportunità.

Lavorando come coach in varie aziende, ho potuto vedere che la maggior parte degli imprenditori e professionisti non delegano facilmente, e i motivi più ricorrenti sono i seguenti:

1) chi fa da se fa per tre;

2) tanto poi sbagliano e i problemi sono i miei;

3) dopo che gli ho insegnato a fare il lavoro se ne vanno, o peggio ancora quando vanno via mi fanno concorrenza.

Tutte queste buone ragioni, o meglio “paure”, sono assolutamente fondate, ma solo se non si fa un lavoro preliminare al processo della delega, per poter eliminare tutte le interferenze che possono inficiare tale processo.

Un po’ di tempo fa sono stata chiamata in una azienda; il titolare mi aveva detto che il team non portava a termine il lavoro; trascorrendo qualche giorno con loro potei notare che in realtà il team era lasciato allo sbando, il capo non se ne occupava mai, né per coordinare  il lavoro, né per dare direttive, né tantomeno per controllare.

Quando parlai con il capo e gli dissi come stavano le cose, mi rispose che aveva delegato ogni cosa al responsabile del personale, ma parlando con quest’ultimo scoprii che non poteva fare molto perché il capo si adirava molto ricordandogli che il capo era lui e nessuno si poteva permettere di pianificare il lavoro al posto suo perché i dipendenti non lo avrebbero più considerato tale.

Nella fattispecie ho dovuto lavorare su ognuno ristabilendo i ruoli e le mansioni, facendo comprendere al capo che in ogni struttura c’è un responsabile che si occupa della crescita del suo reparto e che in ogni caso il responsabile è tenuto a seguire la linea guida dell’azienda e rispettare gli obiettivi. Inoltre, i dipendenti non avrebbero mai scambiato il responsabile con il capo; l’importante era sicuramente mantenere la linearità degli obiettivi e delle procedure per non far sentire il team allo sbando.

Vediamo insieme come delegare diventa semplice e produttivo applicando 3 regole essenziali:

Regola 1 – Preparazione

Quando scegli i collaboratori a cui vuoi delegare una mansione, assicurati che siano persone preparate. 

con questo non voglio dire che devono essere più preparate di te ma che almeno siano dotate delle abilità che servono per il compito che vuoi assegnare loro.

Delegare a persone impreparate o prive di abilità che servono per svolgere il lavoro vuol dire mettere a repentaglio i risultati della tua azienda.

Regola 2 – Definizione

Definisci in modo chiaro ciò che vuoi

Nel definire al tuo collaboratore il compito, cerca di essere preciso in quello che gli vuoi assegnare, fissa i termini di consegna e di controllo e il risultato che ti aspetti. Nulla deve essere lasciato al caso. Assicurati che i suoi valori siano in linea con quelli dell’azienda e che tu gli abbia mostrato molto chiaramente la “Vision” e la “Mission” della tua azienda. Le divergenze di valori e la non conoscenza della Vision e della Mission aziendale comportano il fallimento per entrambi.

Se vuoi puoi mettere per iscritto il compito, il risultato che vuoi ottenere, i termini di consegna e di controllo, in modo che entrambi possiate controllare come procede l’attività.

Ricorda che prevenire è meglio che curare

Regola 3 – Motivazione

Cerca di motivare i tuoi collaboratori e gratificali, la leva è il segreto più importante per far lavorare bene le persone e farle sentire felici. 

Dale Carnegie diceva: “Quando trattiamo con le persone, ricordiamoci che non stiamo trattando con creature fatte di logica. Stiamo trattando con creature fatte di emozioni”. Dalla mia esperienza di coach devo dire che pochi riescono a capire questi concetti, equiparano i collaboratori e i dipendenti a macchine senza sentimenti ed emozioni, non riescono a comprendere che nel lavoro oltre all’abilità e alle competenze ci vuole passione e motivazione: questi ultimi ci spingono oltre ogni limite portando benefici a tutti.

Ma la motivazione va alimentata dalla gratifica che si riceve, da nuovi obiettivi da raggiungere, da nuove promozioni. A volte mi trovo a lavorare in ambienti dove il capo è un despota che incute solo terrore; in quegli ambienti si respira aria pesante. Negli occhi dei dipendenti si legge solo terrore e quando qualcuno di loro ha la soluzione a un problema per paura non parla, con il risultato che il problema resta.

A pensarci sembra assurdo che esistano atteggiamenti così deleteri, ma purtroppo alle volte noi esseri umani ci creiamo convinzioni limitanti che ci distruggono e la cosa più affascinante è che non ce ne rendiamo conto.

In questi casi è assolutamente utile l’intervento di un coach per evitare il peggio sia per l’azienda che per chi lavora.

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