[A cura di: avv. Paolo Brecciaroli – dottore commercialista] La mediazione (così la definisce il legislatore) è l’attività, comunque denominata che, svolta da un terzo imparziale, è finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa.

L’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità – e cioè deve precedere obbligatoriamente la domanda giudiziale – nelle cause relative a materia di condominio, diritti reali, divisioni, successioni ereditarie, patti di famiglia, locazione, comodato, affitto di aziende, risarcimento del danno derivante da responsabilità medica e sanitaria e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità, contratti assicurativi, bancari e finanziari.

Anche in sede di giudizio di appello il giudice può disporre l’esperimento del procedimento di mediazione.

In sede di conferimento di incarico, l’avvocato è tenuto ad informare per iscritto il cliente della possibilità di avvalersi della procedura di mediazione quale condizione di procedibilità della domanda giudiziale e delle agevolazioni fiscali (ex artt. 17 e 20). Diversamente, il mandato professionale è annullabile.

La procedura di mediazione deve quindi precedere l’iscrizione della causa sul ruolo ma può essere espletata anche successivamente: “L’improcedibilità deve essere eccepita dal convenuto, a pena di decadenza, o rilevata d’ufficio dal Giudice, non oltre la prima udienza” (art. 5) nel termine a tal fine concesso dal giudice alla parte che ne faccia richiesta.

La richiesta di mediazione produce sulla prescrizione i medesimi effetti della domanda giudiziale. In caso di impugnazione di assemblea condominiale, tale richiesta va pertanto presentata nel termine di trenta giorni dall’assemblea per il condomino dissenziente che vi abbia presenziato, ovvero nei trenta giorni dalla comunicazione della delibera al condomino assente.

Il procedimento

Il procedimento di mediazione si svolge secondo le regole stabilite dal regolamento dell’organismo di mediazione preposto, e ad esso le parti devono partecipare personalmente con l’assistenza di un avvocato iscritto all’albo. La procedura si attiva con il deposito di una istanza presso la segreteria dell’organismo di mediazione/conciliazione territorialmente competente per la controversia, e cioè situato nello stesso luogo del giudice competente per l’azione giudiziaria. Con tale istanza, che implicitamente comporta l’accettazione del tariffario praticato dall’organismo per l’espletamento dell’attività di mediazione, si indicano – oltre all’organismo designato – le parti e le ragioni della pretesa.

Con la richiesta di mediazione la segreteria dell’organismo, annotata l’istanza nell’apposito registro, designa un mediatore. Il mediatore, quando non indicato congiuntamente dalle parti, è individuato dall’organismo – che può anche nominare un co-mediatore – tra i nominativi inseriti in un apposito elenco che prevede criteri di turnazione pur considerando la specifica competenza professionale e non si deve trovare in nessuna situazione di incompatibilità. La comunicazione di accettazione dell’incarico da parte del mediatore equivale a dichiarazione di insussistenza di motivi di incompatibilità.

Il mediatore, ricorrendo giustificati motivi, può essere sostituito su richiesta delle parti. In tal caso l’organismo nominerà altro mediatore. Rimane comunque fermo che il mediatore non può astenersi dall’incarico ricevuto senza motivazione, pena la cancellazione d’ufficio dall’elenco.

A seguito dell’istanza, l’organismo di mediazione fissa la data e luogo dell’incontro entro trenta giorni dandone comunicazione ai soggetti interessati che vengono avvertiti della necessità di partecipare di persona (solo eccezionalmente essi possono partecipare per mezzo di un proprio rappresentante munito dei necessari poteri) e con l’assistenza di un avvocato iscritto all’albo.

Con tale comunicazione l’organismo invita la parte chiamata alla mediazione a depositare la propria adesione almeno otto giorni prima dell’incontro. In caso di mancata adesione della parte chiamata al primo incontro, l’organismo rilascia alla parte istante verbale negativo.

Costi e aspetti fiscali

La parte istante al momento del deposito dell’istanza di mediazione e la parte aderente al momento dell’adesione al primo incontro versano l’importo forfettario (di euro 40,00 oltre IVA e spese vive).

Le spese di mediazione, previste da apposito tariffario, vanno versate prima dell’inizio dell’incontro e sono dovute in solido da ciascuna delle parti aderenti alla mediazione. In difetto, l’incontro non ha luogo e il procedimento di mediazione si riterrà concluso.

Le tariffe si applicano su scaglioni di valori delle questioni controverse che, in caso di divergenza tra le parti sulla relativa quantificazione, vengono rideterminati dall’organismo. La parte che si trova nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato (art. 76 del T.U. delle disposizioni legislative regolamentari in materia di spese di giustizia) è esonerata dal pagamento dei costi dell’organismo. Anche il mediatore e l’avvocato, che l’assiste, devono svolgere la loro prestazione gratuitamente.

Dal punto di vista fiscale, alle parti che corrispondono l’indennità agli organismi di mediazione è riconosciuto, in caso di positivo esito della procedura, un credito d’imposta commisurato all’indennità stessa, fino a concorrenza di euro 500,00, mentre in caso di insuccesso della mediazione, il credito d’imposta è ridotto della metà (art. 20 del D.Lgs. n. 28/10).

L’art. 17 del medesimo D.Lgs n. 28/10 prevede ulteriori agevolazioni fiscali del procedimento di mediazione, che consistono nell’esenzione dall’imposta di bollo e da ogni spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura con riferimento agli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione.

Inoltre, nel limite di valore di euro 50.000,00, il verbale di accordo è esente dall’imposta di registro.

Svolgimento dell’incontro

Il mediatore, quale persona che svolge la mediazione, chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, e al termine invita i presenti ed i loro avvocati ad esprimersi sulla volontà o meno di iniziare la procedura di mediazione. In caso di accettazione, si darà inizio all’espletamento della procedura previo pagamento da parte di ciascuno dei soggetti interessati delle spese di mediazione. In caso di mancata accettazione della mediazione, il mediatore redige il verbale di mancato accordo.

L’incontro viene condotto dal mediatore senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente; nei casi in cui il componimento amichevole della controversia richieda una competenza tecnica specifica può essere nominato un esperto qualora vi sia impegno al pagamento di almeno una parte. In tal caso il compenso, determinato sulla base prevista per i compensi dei CTU del Tribunale, va liquidato entro la chiusura del procedimento di mediazione.

Le parti possono conferire al mediatore l’incarico di formulare una proposta di conciliazione (per la quale si applica l’art. 13 come modificato dal D.Lgs 69/13): in tal caso, il mediatore comunica per iscritto la propria proposta alle parti che entro sette giorni dovranno comunicare la loro accettazione o il rifiuto in proposito, fermo restando che mancando la risposta, la proposta si ritiene rifiutata.

Conclusione dell’incontro

Se viene raggiunto l’accordo amichevole, il mediatore redige processo verbale cui viene allegato il testo dell’accordo raggiunto. Il verbale deve essere sottoscritto dalle parti, dal mediatore che certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro mancata sottoscrizione, nonché dagli avvocati che attestano e certificano la conformità dell’accordo alle norme imperative e all’ordine pubblico. Analogamente, per il caso di conciliazione, quando si raggiunge l’accordo sulla proposta formulata, il mediatore redige il verbale con le modalità sopra indicate.

L’accordo – in cui gli avvocati attestano e certificano la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico – sottoscritto dalle parti e dagli stessi avvocati costituisce titolo esecutivo per espropriazione forzata, l’esecuzione per consegna o rilascio, l’esecuzione degli obblighi di fare e non fare nonché per iscrizione di ipoteca giudiziaria.

Se invece l’accordo non si raggiunge, il mediatore redige il verbale – anch’esso sottoscritto come sopra indicato – che riporta l’eventuale proposta e la dichiarazione di mancato accordo.

Tempi, modalità ed effetti

Il procedimento di mediazione non può avere durata superiore a tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice in corso di causa. Il termine non è soggetto a sospensione feriale ed è fatta salva la possibilità di proroga motivata su concorde richiesta delle parti.

Mediatore, personale di segreteria, le parti e gli avvocati che le assistono, sono tenuti alla riservatezza e a tal fine dovranno sottoscrivere una apposita dichiarazione. La riservatezza comporta che tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato e che non si possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese durante la mediazione non utilizzabili nel giudizio avente il medesimo oggetto salvo consenso scritto della parte dichiarante. Tali dichiarazioni e informazioni non possono essere oggetto di prova testimoniale né di giuramento decisorio; infatti, tutti i partecipanti alla mediazione non possono essere chiamati a testimoniare in giudizio sui fatti e le circostanze che nella mediazione sono venuti a conoscenza.

L’accordo raggiunto in sede di mediazione esclude successive iscrizioni di cause a ruolo, ma se il tentativo di mediazione fallisce la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza decorrente dal deposito del verbale di cui all’art. 11 presso la segreteria dell’organismo.

Se invece la procedura è stata espletata in corso di causa, il raggiungimento dell’accordo ed il suo recepimento da parte del giudice comporta l’estinzione del giudizio.

Qualora il provvedimento che definisce il giudizio corrisponda interamente al contenuto della proposta, il giudice esclude la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta e la condanna al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente, nonché al versamento di un ulteriore somma corrispondente al contributo unificato dovuto da versare all’entrata del bilancio dello Stato.

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