[A cura di: avv. Emanuele Bruno] L’art. 1130 c.c. n. 10 spiega che l’amministratore deve predisporre e portare all’approvazione dell’assemblea il rendiconto annuale entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Il D.L. n. 34/2020, disattendendo tutte le aspettative, non ha prorogato i termini di approvazione dei rendiconti annuali (anche se attualmente ci sono in ballo ben 3 emendamenti al Decreto 23/2020, finalizzati a disciplinare la questione in oggetto nell’ambito della sua conversione in legge, ndr.).

Le assemblee ai tempi del Covid

In assenza di espresse previsioni, le assemblee condominiali possono essere gestite nel rispetto delle linee generali: attuare misure di prevenzione all’interno degli studi, operare garantendo il distanziamento sociale, riduzione al minimo indispensabile delle riunioni.

Quanto alla responsabilità dell’amministratore condominiale, occorre osservare che, dal punto di vista tecnico giuridico, l’assemblea è convocata dall’amministratore, la partecipazione/assenza è scelta libera e consapevole dei condòmini, l’assemblea è gestita da presidente e segretario (non dall’amministratore).

Se l’assemblea fosse fuori dallo studio dell’amministratore, i profili di responsabilità del professionista si ridurrebbero ulteriormente.

Rendiconto: il termine di 180 giorni

La tesi prevalente ritiene che, nel condominio, l’anno di gestione è di 365 giorni che iniziano in qualsiasi giorno dell’anno (es. 01.03 nn – 28.02 nn+1).

L’anno di gestione non coincide con l’anno solare (01.01 – 31.12) – Cass. 22 marzo 2017 n. 7395.

L’orientamento che predilige la durata dell’anno pari a 365 giorni, consente agli amministratori di organizzare meglio il lavoro, in pratica, evita che tutti i bilanci debbano essere chiusi entro il 30.06.

Sotto altro punto di vista, la durata “libera” impone la redazione di un doppio bilancio: il primo funzionale alla gestione contabile del condominio, il secondo necessario per l’effettuazione degli adempimenti fiscali.

Il mancato rispetto del termine, relativamente all’anno 2020, discende da una circostanza sopravvenuta ed imprevedibile, da una causa di forza maggiore che, sino al D.L. n. 34/2020, ha impedito la convocazione/celebrazione delle assemblee.

Successivamente al D.L. n. 34/2020, in assenza di espressa regolamentazione, la gestione delle assemblee potrà essere effettuata nel rispetto delle linee generali.

Assemblea e rendiconto

Con il rendiconto annuale, l’amministratore (mandatario) sottopone il suo operato e la relativa contabilità alla discussione-approvazione assembleare, possiamo distinguere tre fasi:

1. informativa – informazione necessaria a consentire partecipazione consapevole all’assemblea;
2. discussione/deliberazione assembleare consapevole;
3. Termine di impugnazione – garantire agli assenti e dissenzienti la possibilità di impugnare il verbale.

Seconda e terza fase presuppongono convocazione e celebrazione dell’assemblea, il primo punto è atto di adempimento proprio dell’attività di amministratore.

L’art. 1130 bis c.c. spiega che l’informazione consiste nella comunicazione ai condòmini dei seguenti documenti/informazioni:

• le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio,
• fondi disponibili ed alle eventuali riserve,
• un registro di contabilità,
• un riepilogo finanziario,
• una nota sintetica esplicativa della gestione.

L’esposizione del rendiconto deve essere effettuata in modo da consentire la comprensione dei dati e l’immediata verifica.

La corretta informazione non sostituisce l’approvazione assembleare ma consente all’amministratore di adempiere all’obbligo di rendicontazione ed attiva la funzione di controllo dei condòmini che, a prescindere dalla discussione assembleare, possono esercitare tutte le funzioni di supervisione dell’operato dell’amministratore (chiedere fatture, documenti, estratti conto, spiegazioni, verificare le regole di riparto applicate etc.).

Il fatto non è di poco conto, ove si consideri che, in ipotesi di contestazioni giudiziarie, l’amministratore potrà dimostrare diligenza e correttezza del suo operato.

L’esercizio provvisorio

Le stesse modalità di rendicontazione provvisoria potrebbero essere utilizzate per avviare l’esercizio preventivo.

L’esercizio preventivo provvisorio, attesa la necessità di provvedere alla gestione ordinaria che ripartisca spese correnti e necessarie, risponde a principi di corretta gestione e diligente adempimento del mandato.

Il limite e la responsabilità dei condòmini

L’obbligo del condomino di contribuzione pro quota alle spese condominiali (art. 1123 c.c.) nasce unitamente al condominio, non discende dall’approvazione del rendiconto.

L’approvazione assembleare del rendiconto corrisponde a controllo/ratifica della gestione. Il verbale è l’atto che consente l’attivazione di decreto ingiuntivo a carico del condomino moroso.

In tale ottica, in presenza di un amministratore che abbia adeguatamente avviato la gestione provvisoria, può ipotizzarsi la responsabilità del/dei condòmini morosi delle somme necessarie alla gestione condominiale.

In sintesi

Preso atto dell’assenza di provvedimenti specifici, si potrebbero seguire i seguenti principi:

• Videoconferenza, attuarla ove è possibile consentendo l’adesione di tutti i condòmini, anche per delega.
• Adempiere l’obbligo informativo nel rispetto del termine di 180 giorni, quindi, inoltrare ai condomini la documentazione di cui all’art. 1130 bis c.c..
• Esercizio provvisorio, con la massima trasparenza ed informazione, in applicazione dell’art. 1133 c.c., in adempimento dell’obbligo di provvedere alla riscossione dei contributi per la gestione ordinaria ex art 1130 c.c., comma 1, n. 3, appare opportuno predisporre bilancio preventivo provvisorio da sottoporre a successiva ratifica assembleare così da provvedere alla riscossione dei contributi.
  Devono essere escluse spese straordinarie, mentre quelle urgenti dovranno essere trattate come da giurisprudenza consolidata in materia di somma urgenza.

• Comunicare, le ragioni che impediscono la convocazione tempestiva dell’assemblea e la conseguente scelta di avviare una “gestione provvisoria” soggetta a ratifica.

I rischi per l’amministratore

Il mancato rispetto del termine di 180 giorni è causa di revoca e di responsabilità per l’amministratore.

Anche non attivarsi per consentire la gestione ordinaria può essere fonte di responsabilità.

La condizione che stiamo vivendo è eccezionale ed imprevedibile e certamente legittima le sospensioni assembleari sino al 20.05.2020.

La fase successiva al D.L. n. 34/2020, invece, ricade nell’ambito della interpretazione delle regole generali e, comunque la si veda, espone l’amministratore a rischi: se non convoca rischia la revoca per mancata approvazione per rendiconto; se convoca e tiene assemblea, per andare esente da rischi, dovrà rispettare tutte le regole generali in materia di prevenzione.

In ogni caso, operando nei termini suggeriti, ove occorra, si potrà dimostrare di:

• aver adempiuto con diligenza agli obblighi derivanti dal mandato,
• aver informato correttamente i condòmini,
• aver operato in adempimento dei poteri/doveri ex lege (ordinaria amministrazione anche in caso di prorogatio),

Quindi, si potrà dimostrare la diligenza ed il corretto operato e di non aver arrecato nocumento al condominio (principio spesso richiamato nelle valutazioni della Corte di Cassazione).

L’art. 64 disp. att. c.c. prevede, infatti, che il tribunale adito per la revoca ascolti le ragioni dell’amministratore, quest’ultimo potrà dimostrare diligenza e trasparenza del suo operato.

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