Nella professione di amministratore di condominii, la gestione del tempo assume una rilevanza strategica fondamentale visto l’incremento di impegni dettato dalle previsioni normative che si sono succedute, non solo la legge 220/12, ma anche l’impegno della formazione obbligatoria periodica prevista dal D.M. 140/14 e agli adempimenti previsti dalle singole materie, dalla privacy alla sicurezza alle scadenze tributarie e contabili, alla manutenzione impianti e molto altro ancora.

La credenza di poter gestire il tempo, di essere padroni di esso in realtà è altamente effimera, anzi a volte il disordine nella gestione degli impegni, si riflette nel disordine documentale, disordine che molte volte si giustifica con la frase “io ho il mio ordine”. In realtà i dati non mentono, se al termine di un periodo che sia la giornata, la settimana o il mese, analizzando i dati ci si accorge di non essere riusciti a svolgere gli impegni prefissati, qualcosa non è andato per il verso giusto nella gestione del tempo. E’ un dato inconfutabile!!!!

Una buona gestione del tempo occorre stabilire degli obiettivi e mettere essi, nero su bianco.
La scrittura è uno strumento che è utile usare spesso perché aiuta a fissare su carta concetti e azioni da intraprendere, rafforzandoli. Il trucco sta nel partire dal macro obiettivo (annuale) e passare ai micro dividendo in tanti singoli più piccoli, misurabili, più raggiungibili.
Il raggiungimento di ogni singolo risultato carica di energia e fornisce una spinta naturale per raggiungere l’altro step per continuare il viaggio.
Per rendere ancor più efficace la strategia di gestione del tempo può essere utile parlare con il team, o persone vicine, ciò che si vuole raggiungere, questo ci pone nella posizione di dover “rendere conto” a qualcuno diverso da noi di quello che effettivamente si vuole fare, accrescendo il senso di responsabilità.

Ma cos’è il tempo?
Il tempo non è altro che la dimensione della quale si concepisce e si misura il trascorrere degli eventi.
Una prima distinzione è data dal tempo “formale” e cioè misurato dall’orologio e quello “effettivo”. Il tempo passa formale in maniera uguale per tutti, mentre “effettivo o reale” è quello percepito singolarmente ed in maniera diversa da ogni soggetto e può essere lungo o corto a seconda dell’azione che si sta svolgendo e la predisposizione a svolgerla. La gestione del tempo deve focalizzarsi sulla nostra percezione di esso e non dallo scandire delle lancette, sebbene quest’ultimo rappresenti un punto di riferimento ma non di più. La realtà del tempo percepito è un orologio mentale che permette di regolare le lancette a seconda delle reali esigenze; gestire questo meccanismo è fondamentale perché permette di gestire il tempo e non farsi gestire da esso.
In questo processo di adattamento mentale è centrale la capacità di rimuovere tutti i sabotaggi e i limiti creati da noi stessi e che ci fanno pronunciare la famosa frase “non ho tempo”, oppure che “oggi non è il giorno giusto” per iniziare quell’adempimento che si trascina da mesi…
Il passaggio successivo per arrivare ad organizzare efficacemente il tempo e porsi l’interrogativo sulla propria valutazione del tempo.

Se per noi il nostro tempo non ha alcun valore, e lo regaliamo senza pensarci, navigando su internet senza meta, facendo pause non programmate durante il lavoro, rispondendo di continuo al telefono, usando in maniera smodata i social, allora sarà agevole perderlo.
Imparare a valutare correttamente il nostro tempo e comunicarlo efficacemente agli altri è il primo importante passo da compiere verso una sua corretta gestione.

La gestione del tempo passa indubbiamente da una corretta pianificazione e dunque non solo stabilendo gli impegni in agenda ma anche imparando a mantenerli, gestendo le priorità, quanto è urgente l’impegno e quanto tempo richiede lo svolgimento di quel compito per raggiungere l’obiettivo. Naturalmente la pianificazione non dev’essere troppo rigida ma deve avere margini di tolleranza per gestire gli imprevisti.
Nella scala delle priorità le attività più importanti devono essere gestite per prime mentre le altre possono essere gestite in un secondo momento.

I compiti più importanti e più urgenti sono spesso anche quelli più faticosi e pertanto si tende a procrastinare nella speranza, spesso vana, di trovare un momento più propizio per evaderle. Questo processo è attuato inconsciamente dal nostro apparato cerebrale il cui primo impulso è quello di evitare la fatica e rimanere nella zona di confort, tuttavia il consolidamento dell’abitudine a svolgere per prima le priorità urgenti, renderà meno faticosa l’operazione. Uno dei metodi per poter “ingannare” questo impulso è quello di stabilire una ricompensa immaginando una sensazione ed un’attività piacevole, dopo aver portato a termine l’impegno percepito come gravoso.

Per organizzare meglio il proprio tempo è importante delegare ma occorre farlo in maniera corretta in quanto questo è un processo, fruttuoso ma delicato, se gestito male può portare controindicazioni molto gravi. Per delegare in maniera corretta occorre sapere cosa delegare ed a chi assegnare un determinato compito; infatti, non sempre la stessa persona che ha svolto un compito può svolgerne un altro con la medesima efficacia; vi sono compiti e funzioni non delegabili perché per esempio comportano una elevata responsabilità a carico del delegante. In genere si delegano attività di routine ed a persone per le quali si nutre grande fiducia. E’ dunque bene formulare una prima schematizzazione della gestione del tempo;
– a) pianificazione a blocchi nella giornata, stabilendo un periodo della giornata in cui rispondere alle mail, per la lettura e così per le altre attività;
– b) gestire le interruzioni: individuare chi e cosa ci disturba e far capire in maniera assertiva che non è possibile interrompere per evitare di compromettere la produttività;
– c) focalizzarsi su una cosa per volta;
d) prendersi una pausa ad intervalli costanti, ciò permette di ri-focalizzarsi;
Il planning settimanale presuppone la definizione di obiettivi e azioni che si vogliono mettere in pratica per raggiungerli, lasciando sempre qualche spazio vuoto per gli imprevisti.

La lista giornaliera invece, presuppone una prima divisione delle cose da inserire dividendole in appuntamenti quotidiani con clienti, fornitori ecc.. e quelli specifici per tale momento e giorno; anche in questo caso, occorrerà stabilire delle priorità.
Molte volte ricordiamo un adempimento ma poi presi dalla routine, lo dimentichiamo, salvo poi ritrovarcelo con scadenza ravvicinata. Per alcuni è utile scrivere una lista delle cose che vengono in mente, imprimere su carta o sulle note o promemoria del cellulare o del tablet, consente alla nostra mente di liberarsi e non ingolfarsi di idee che potrebbero portare alla alla saturazione. La lista dev’essere a portata di mano e consultabile facilmente.

In definitiva la gestione del tempo per un professionista ed in particolar modo per un amministratore di condominii è particolarmente complessa perché a volte si è costretti a ricoprire molteplici ruoli, dal gestore di conflitti all’interprete di norme e tecniche contabili finanche al ruolo di tecnico. E’ evidente che questo comporta un dispendio di energie molto importante ed ecco perché occorre sistemizzare e razionalizzare il proprio lavoro se possibile delegando alcuni compiti ad altre persone per dedicarsi in proprio ad altre attività.

Ottimizzare il proprio tempo costituisce una priorità e dunque l’attività di formazione per l’acquisizione delle tecniche accennate, risulta essere di fondamentale importanza e costituisce una delle competenze trasversali in quanto impiegabili in tutti gli ambiti personali e lavorativi, costituendo uno degli investimenti più sicuri per un professionista nel settore della gestione d’immobili in condominio.

Avv. Domenico Sarcina – Membro del Centro Studi di GESTIRE

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