L’articolo 1130, n. 6, del Codice civile stabilisce che l’amministratore di un condominio ha il dovere di mantenere un registro chiamato anagrafe condominiale. Questo registro contiene le informazioni generali dei proprietari (nome, cognome, codice fiscale, residenza) e dei titolari di diritti reali (ad es. usufrutto) e personali di godimento (ad es. locazione). Tale registro agevola l’amministratore nell’individuare il condòmino a cui inviare gli avvisi di convocazione dell’assemblea o contro cui agire in caso di contenzioso.

Quando un appartamento viene venduto, è necessario informare l’amministratore del condominio circa il cambiamento dell’identità del proprietario indicandogli tutti i dati. Tuttavia, l’amministratore non ha il diritto di chiedere una copia dell’atto di vendita, in quanto si tratterebbe di una violazione della privacy.

L’amministratore di condominio può richiedere solo le informazioni essenziali per aggiornare il registro di anagrafe condominiale. Queste informazioni includono le generalità dei nuovi proprietari e dei titolari di diritti reali e personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o del domicilio, con i dati catastali di ciascuna unità immobiliare. L’amministratore non ha bisogno di conoscere l’importo del prezzo di acquisto, eventuali dettagli sul mutuo o altre forme di finanziamento, o l’importo del compenso al mediatore.

Il Garante della privacy ha del resto chiarito che la richiesta da parte dell’amministratore della copia dell’atto di vendita costituisce un eccesso, e che pertanto l’amministratore non ha il diritto di richiedere una copia dell’atto di vendita. Con provvedimento del 19 febbraio 2015 il Garante della privacy ha infatti sottolineato che “costituisce un trattamento eccedente sia la richiesta dell’amministratore della copia dell’atto di compravendita sia, in caso di mancata trasmissione dell’atto di compravendita, la sua attivazione autonoma per reperire l’atto di acquisto presso i pubblici registri, prima ancora di richiedere all’interessato la comunicazione delle proprie generalità”. Pertanto l’amministratore di condominio che richiede copia dell’atto di vendita incorre nella violazione della privacy. Gli devono infatti essere comunicati solo i dati indispensabili per aggiornare l’Anagrafe, non servono le copie autentiche degli atti di trasferimento.

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