L’amministratore di condominio non può prescindere dall’utilizzo di strumenti digitali che ne facilitano la professione e consentono di avere accesso a servizi agevoli. Si pensi all’utilizzo dello S.P.I.D. per ottenere informazioni da pubbliche amministrazioni e la comodità dell’identità digitale per le relative comunicazioni.
In principio fu la mail a costituire lo strumento digitale per antonomasia e di largo uso, per poi essere integrata dalla posta elettronica certificata, dalla firma digitale e dall’uso del cloud. L’ultima frontiera è l’uso dell’intelligenza artificiale e gli ambienti in metaverso, ricostruzioni di situazioni reali quale un ambiente che riproduce uno studio professionale. La digitalizzazione è poi di largo uso nella formazione degli amministratori, abbattendo i costi di spostamento sebbene inaridendo il rapporto comunicativo empatico. In verità la comunicazione digitale nell’ambito condominiale non deve sostituire quella in presenza ma solo integrarla, fungendo da facilitatore sociale per chi è realmente impossibilitato a spostarsi ed abbattendo le distanze nell’utilizzo di servizi come consulenze ed attività di elaborazione dati.
Siamo dunque in presenza di vero e proprio universo che il periodo emergenziale del covid 19 ha accelerato dovendo limitare i contatti ed ha suggerito anche al legislatore di prevedere alcuni strumenti digitali non solo temporaneamente ma in pianta stabile.
Il riformato articolo 66 delle disposizioni di attuazione prevede ad esempio la possibilità dell’utilizzo dell’assemblea telematica che presuppone la dotazione di strumenti come una videocamera, microfono, piattaforma per le videoconferenze, di mail, pec e per il Presidente, possibilmente anche di firma digitale.
L’avvento del Superbonus ha contribuito ad allargare le conoscenze e l’utilizzo degli strumenti digitali quale per esempio la blockchain, piattaforma che rende immodificabili le operazioni, utilizzata per il caricamento delle pratiche per usufruire dei benefici fiscali del Decreto-legge 34/20 convertito in Legge 77/20.
La mail è entrata a far parte della comunicazione ordinaria utilizzata sia dall’amministratore che dai condomini; tuttavia, questa non offre le garanzie di certezza dell’avvenuta ricezione del messaggio e della reale provenienza (Trib. Roma, sez. V, 23 luglio 2021, n. 12727).
Questi strumenti lasciano ampio margine di discrezionalità al Giudice, in caso di contenzioso, chiamato a valutare l’avvenuta diligenza nel rispetto delle norme. Il rischio è elevato per esempio in caso di dimostrazione (a carico dell’amministratore) di aver convocato gli aventi diritto e di aver rispettato i termini previsti dall’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, che peraltro elenca rigorosamente le forme in cui l’assemblea debba essere convocata. D’altro canto, però, è pacifico che la presenza in assemblea da parte del condomino interessato, sana il vizio che ricordiamo è formale e dunque comporta l’annullabilità dell’assemblea e non la nullità.
La discrezionalità nel giudizio è favorita da una serie di elementi da produrre quali: a) autorizzazione all’invio delle comunicazioni all’e-mail indicata, fornita in forma scritta e firmata da parte del condomino; b) l’attestazione di avvenuta ricezione con riscontro alla mail oppure con risponditore automatico.
L’autorizzazione all’invio ad una mail specifica elimina inoltre i problemi di privacy spesso trascurati dall’amministratore.
La prova dell’avvenuto corretto espletamento delle formalità a mezzo mail, può essere rafforzato attraverso l’utilizzo della firma elettronica avanzata quale per esempio quella ottenuta con O.T.P. Si tratta di uno strumento ormai di largo uso per esempio nella firma dei contratti di assicurazione, che consiste nella produzione di un codice generato una sola volta e per quella pratica, inviato sul cellulare dell’interessato ( con numero fornito ed autorizzato in forma scritta) e che consentirà l’accesso al documento (convocazione, verbale) fornendo l’informazione di ritorno all’amministratore che a quel punto avrà la certezza che il condomino lo abbia ricevuto.
Tali procedure possono sopperire all’utilizzo della posta elettronica certificata che garantisce maggiormente il risultato in termini di ricezione del documento da parte del soggetto interessato che però dev’essere dotato di analogo strumento. Essa contiene un certificato digitale che attesta con codici crittografati, che l’invio è stato effettuato dall’effettivo titolare del certificato digitale ivi contenuto e che la comunicazione è giunta al reale destinatario.
Strumento utile ed ormai necessario per l’amministratore è la firma elettronica avanzata o digitale che garantisce la validazione e l’autenticità di un documento informatico, firmato dall’effettivo soggetto interessato. Il documento informatico, conservato in maniera idonea (non stampato !!!!) forma il documento elettronico.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-D.lgs. 82/2005) definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”).
Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Sebbene l’obbligo di avere una p.e.c. sia limitato ai soli professionisti iscritti agli ordini ed alle attività iscritte presso le Camere di Commercio, vi sono ormai ambiti nei quali tale strumento e quello della firma digitale, sono ormai indispensabili.
Esempio lampante è dettato dalla nuova disciplina dettata dalla Riforma Cartabia che dal 28 febbraio scorso regola la mediazione telematica.
Come noto, l’art. 5 del decreto legislativo 28/10 prevede quale condizione di procedibilità delle controversie condominiali, il passaggio obbligatorio dalla mediazione, con la partecipazione dell’amministratore assistito da un avvocato. Peraltro tale riforma ha ampliato (a partire dal 30 giugno prossimi) le materie obbligatorie estendendo ai contratti d’opera, altro ambito non sconosciuto al condominio.
La mancata partecipazione alla mediazione comporta conseguenze molto gravi in caso di giudizio, con sanzioni a carico della parte chiamata che non aderisca al tentativo di conciliazione. La mediazione telematica è stata introdotta nel periodo di emergenza pandemica e prevedeva la possibilità di ricorrere allo svolgimento della mediazione in videoconferenza, purché vi fosse l’accordo di entrambe le parti e la presenza degli avvocati. Il verbale conclusivo e l’eventuale accordo allegato, doveva essere firmato in forma digitale ma anche autografa dalle parti e poi controfirmato digitalmente dagli avvocati, anche ai fini dell’esecutività dell’eventuale accordo. Con la cessazione del periodo emergenziale, tale norma è decaduta e con essa anche la possibilità di svolgere la mediazione telematica, benché si sia continuato ad utilizzare tale procedura in accordo tra le parti.
La riforma ha inteso strutturare la mediazione telematica, integrando il decreto legislativo 28/10 ed introducendo l’art. 8 bis che regola le modalità della procedura telematica in mediazione che dovrà avere i seguenti presupposti:
a) la richiesta di avvalersi della mediazione telematica, avanzata anche solo da una parte;
b) la redazione di un unico documento informatico;
c) la firma elettronica qualificata (digitale) non solo degli avvocati ma anche delle parti. Quest’ultima prerogativa impone all’amministratore di dotarsi di firma elettronica digitale e di pec per gestire a distanza il rapporto con il proprio legale e con il mediatore.
Occorre dunque che l’amministratore sia dotato degli ormai indispensabili strumenti digitali, per poter esercitare al meglio la professione.

Avv. Domenico Sarcina – Membro del Centro Studi di GESTIRE

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