Il condominio è un ente sfornito di personalità giuridica ed è formato da una pluralità di soggetti che vantano diritti sulle rispettive unità immobiliari nonché la comproprietà delle parti comuni elencate nell’art. 1117 c.c.
La classificazione enunciata, giustifica ancor più l’ingerenza dei condomini all’interno della gestione delle parti comuni, non solo attraverso l’assemblea ma anche attraverso il diritto di accesso alla documentazione condominiale, pur essendo riservata uno spazio di autonomia all’amministratore, con le relative responsabilità anche in caso di omissioni di atti conservativi.
La gestione del condominio, soprattutto dopo la riforma, è votata alla chiarezza ed alla trasparenza e per questo motivo prevede la redazione e conservazione di una serie di documenti; la mancata consegna degli stessi, può generare il diritto del condomino ad interessare l’Autorità giudiziaria, per l’emissione del provvedimento che ingiunga l’amministratore ad adempiere oltre l’ipotesi di revoca per gravi irregolarità.
I registri obbligatori quali quello anagrafico e della sicurezza, delle assemblee, della nomina e revoca dell’amministratore, il registro di contabilità nonché una serie di documenti amministrativi e contabili, devono essere conservati dall’amministratore, alcuni a tempo indeterminato come verbali e tabelle millesimali, altri a tempo determinato come i giustificativi di spesa.
La documentazione condominiale fornisce informazioni sull’andamento della gestione e la correttezza della stessa e per questo l’accesso da parte dei condomini dev’essere garantito in ogni momento sebbene compatibilmente con l’organizzazione dell’amministratore che in ogni caso dovrà predisporsi a tale adempimento (Cass. Civile, sez. II, 19 settembre 2017 n. 19799).
Il fattore tempo subisce delle accelerazioni, in caso di analisi della documentazione che forma il rendiconto e nel caso di passaggio di consegne.
In caso di assemblea convocata per l’approvazione del rendiconto ai sensi dell’art. 1130 bis. c. civile, la documentazione dovrà essere disponibile prima della convocata assemblea. L’obiettivo è quello di permettere al condòmino di avere una sufficiente conoscenza e di poter chiedere eventuali chiarimenti volti a procedere all’approvazione oppure al dissenso, estraendo eventualmente le copie a proprie spese.
La norma non prevede invece alcun un particolare obbligo di allegazione alla convocazione, della documentazione riguardante il rendiconto in approvazione.
L’obbligo di accesso e consegna della documentazione da parte dell’amministratore uscente, è stato oggetto di numerose pronunce che hanno ribadito anche la possibilità di ricorrere al procedimento di urgenza ai sensi dell’art. 700 del codice di procedura civile, in caso d’inerzia nella consegna che si manifesta anche in caso di incompleto trasferimento di tutta la documentazione. Tale condotta genera un pregiudizio irreparabile, essendo la documentazione, indispensabile ai fini della corretta gestione del condominio da parte del successivo amministratore, come ribadito recentemente dal Tribunale di Roma, con l’ordinanza del 29 maggio 2023.
La consegna della documentazione deve però considerare anche l’aspetto della privacy e pertanto non tutti i documenti possono essere consegnati al richiedente, ma solo quelli per i quali possa avere interesse, tralasciando i dati sensibili riferiti ai singoli condomini (mail – numeri di telefono non inseriti in pubblici elenchi ecc……).
L’art. 1 comma 9, lettera c) del D.L. 145/2013 (decreto destinazione Italia), convertito, con modificazioni dalla L. n. 9 /2014 ha riformato l’art. 1130 c.c. n. 6 ha introdotto l’obbligo di trascrivere nel registro condominiale anche i dati della sicurezza riferiti alle parti comuni, che dovranno essere accessibili ai condomini.
L’accesso alla documentazione dev’essere facilitato con l’indicazione nella dichiarazione di accettazione della nomina da parte dell’amministratore, del luogo in cui sono conservati i documenti e dei giorni ed ore in cui è possibile visionarli (art. 1129 co. 2 c.c.) nonché con l’affissione della targa dell’amministratore ove indicare i recapiti dello stesso o della persona che svolge le analoghe funzioni.
L’avvento del digitale impone all’amministratore di conservare in forma corretta anche i documenti informatici definiti come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD-DLgs 82/2005) in contrapposizione al documento analogico che è la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
La mancata o non corretta tenuta della documentazione può comportare per l’amministratore, la revoca anche giudiziale, ciò a testimonianza di quanta attenzione abbia posto il legislatore al rispetto della trasparenza e correttezza della gestione.
Particolare menzione merita la possibilità del condòmino di accedere all’estratto del conto condominiale, quale diritto dello stesso di controllare le operazioni compiute dall’amministratore, il quale è tenuto a far transitare tutte le somme in entrata ed uscita. L’art. 1129 co.7 c.c. prevede che “l’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condòmino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica”.
Può il condomino richiedere direttamente alla Banca l’estratto conto? Il parere dell’arbitro bancario finanziario di Roma del 16 settembre 2016 n. 7960 ci soccorre, sostenendo che il condòmino deve preventivamente rivolgere la richiesta di visione all’amministratore ed in caso di rifiuto di questi, potrà farne richiesta all’Istituto di credito, fornendo la prova dell’avvenuta infruttuosa richiesta al rappresentante legale del condominio e fornendo la prova del proprio interesse all’accesso.
L’accesso alla documentazione può avvenire anche attraverso strumenti digitali ma non vi è alcun obbligo da parte dell’amministratore, di espletare tale servizio e pertanto questo dovrà essere remunerato; l’eccezione è costituita dall’art. 71 ter delle disposizioni di attuazione del codice civile che recita “su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’art. 1136 c.c., l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in forma digitale, dei documenti previsti nella delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e gestione del sito internet sono poste a carico dei condòmini”.
L’art. 63 disp. att. c.c. consente, infine, l’accesso di alcuni dati dei condomini al fine della riscossione dei crediti ed in tal caso l’amministratore, in caso il fornitore risulti insoddisfatto, dovrà fornire i dati dei condòmini morosi, la somma dovuta e la copia delle tabelle millesimali.

Avv. Domenico Sarcina – Membro del Centro Studi di Gestire

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