È dei giorni scorsi la nostra trattazione della vicenda di relativa a un complesso residenziale di Torino, i cui abitanti hanno chiesto di poter installare telecamere puntate su spazi pubblici. Una notizia che ci ha dato l’occasione di affrontare lo spinoso tema della videosorveglianza. Ma in ambito condominiale vi sono anche molteplici altre questioni che hanno a che vedere, a vario titolo, con le normative sulla privacy. E che investono non soltanto i diritti e i doveri dell’amministratore, ma ogni aspetto della vita in condominio: dalle assemblee, ai dati che possono essere affissi in bacheca, allla delicata tematica della gestione contabile. Di seguito riportiamo i quesiti più frequenti e le risposte fornite dal Garante per la protezione dei dati personali nella guida pubblicata nel 2013, a seguito, cioè, dell’entrata in vigore della riforma del condominio, la quale ha lambito o affrontato direttamente, in diversi passaggi, l’argomento della privacy condominiale.

L’AMMINISTRATORE

D. L’amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?

R. L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

D. Quali sono i dati personali che nell’ambito dell’amministrazione del condominio possono essere trattati?

R. Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”. Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.

D. L’amministratore può utilizzare i numeri di telefono o gli indirizzi e-mail dei condòmini?

R. I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi.

D. Si possono trattare dati sanitari o altri dati sensibili dei condòmini?

R. Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche” che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile, al fine di acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali. In questi casi devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

D. L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del condominio?

R. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari.

D. L’amministratore del condominio deve comunicare i propri riferimenti anagrafici?

R. La riforma del condominio prevede che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale. Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.

L’ASSEMBLEA

D. Persone che non fanno parte del condominio possono partecipare all’assemblea?

R. In determinati casi possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini. Si pensi, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere ovvero alle ipotesi, normativamente previste, di presenza degli inquilini in relazione alla discussione di particolari questioni (ad esempio le spese del riscaldamento). Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.

D. Si può videoregistrare l’assemblea condominiale?

L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.

LA BACHECA 

D. Quali avvisi possono essere esposti nella bacheca condominiale?

R. Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini. Sono pertanto vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei singoli condòmini (targa dell’automobile e relativo posto auto…).

D. Si possono notificare ai condòmini assenti i verbali di assemblea attraverso le affissioni in bacheca?

R. No. Gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale. Per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni relative – ad esempio – ai singoli condòmini o affittuari. È consentito, al contrario, lasciare i verbali dell’assemblea, in busta chiusa, nella cassetta delle lettere del singolo condomino.

D. Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo come moroso con un avviso affisso nella bacheca condominiale?

R. No. Tuttavia eventuali inadempienze possono essere comunicate dall’amministratore agli altri condòmini al momento del rendiconto annuale oppure a seguito della richiesta effettuata da un condomino nell’esercizio del potere di vigilanza e controllo. Le singole morosità possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea.

LA GESTIONE 

D. Quali informazioni può conoscere il singolo condomino?

R. Oltre alle informazioni che lo riguardano (vedi “diritto di accesso”), il condomino può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.

D. È necessario il consenso dei condòmini per dare informazioni sulla loro posizione contabile e debitoria ad altri partecipanti del condominio?

R. No. Per ottenere le informazioni relative alla gestione del condominio non è necessario il consenso dei condòmini interessati.

D. Possono essere divulgate informazioni su spese o morosità a persone esterne al condominio?

R. Il diritto alla trasparenza non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio all’ingresso del palazzo). La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga però espressamente l’amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi.

D. Si può accedere alle informazioni del conto corrente del condominio?

R. La stessa riforma obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso. Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

Lascia un commento Annulla risposta

Devi essere connesso per inviare un commento.