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[A cura di: Germana Granieri – centro studi Anaip – nazionale.anaip.it] La nomina del nuovo amministratore in un condominio di solito non avviene alla presenza dello stesso, il quale è successivamente informato della sua nomina dall’amministratore uscente, dal presidente dell’assemblea o a mezzo notifica da parte dell’Autorità Giudiziaria.
Il nuovo amministratore deve, in primis, decidere se accettare o rifiutare il mandato. L’accettazione del mandato da parte del nuovo amministratore, può essere fatta in forma esplicita o implicita.
L’accettazione è esplicita se si tratta di una formale lettera di accettazione della nomina, inviata dal nuovo amministratore all’amministratore uscente o all’Autorità Giudiziaria o al soggetto che lo ha informato della sua nomina.
L’accettazione è implicita se il nuovo amministratore, pur non avendo espresso la sua volontà di accettare o rifiutare il mandato, compie atti idonei a far desumere la sua accettazione. Ad esempio, si mette in contatto telefonicamente o per iscritto, con chi lo ha preceduto nell’incarico per concordare con lui il passaggio delle consegne di tutta la documentazione contabile e non, che riguarda gli ultimi 10 anni di vita del condominio.
La documentazione
Se l’amministratore uscente cerca di rinviare il passaggio delle consegne, il nuovo amministratore deve almeno pretendere che gli vengano consegnati:
- il registro verbali delle assemblee con il regolamento di condominio e relative tabelle millesimali allegate (come previsto al punto 7 dell’Art. 1130 del Cod. Civ.);
- le distinte dell’ultima convocazione di assemblea che ha nominato il nuovo amministratore, per avere contezza del numero dei condòmini, degli usufruttuari e relativi indirizzi (anagrafica condominiale);
- il codice fiscale del condominio per poter comunicare entro trenta giorni, di persona o on-line (con apposito modulo), all’Agenzia delle Entrate, il cambio dell’amministratore e l’abbinamento al suo codice fiscale personale per evitare sanzioni;
- l’elenco dei fornitori del condominio con i relativi indirizzi e numeri telefonici per comunicare, anche a loro, l’avvenuto cambio dell’amministratore e chiedere un estratto conto della posizione debitoria e creditoria del condominio.
Il conto corrente
Inoltre, deve recarsi al più presto presso l’istituto di credito dove è stato aperto il c/c intestato al condominio ed effettuare il cambio di firma di traenza del conto stesso.
Per questa operazione occorre produrre:
- il registro verbali e copia del verbale dell’assemblea che ha deliberato la nomina del nuovo amministratore;
- il codice fiscale del condominio;
- il codice fiscale del nuovo amministratore;
- copia di un documento di identità del nuovo amministratore.
Se l’amministratore nominato, è una società di persone o di capitali, è necessario per il cambio della firma di traenza ed o apertura di un nuovo c/c , di fornire una visura camerale accompagnata da tutti i dati dell’amministratore unico della stessa società o dell’eventuale delegato.
I riferimenti dell’amministratore
È auspicabile che il nuovo amministratore invii ai condòmini una lettera di ringraziamento per il mandato conferitogli e la fiducia accordatagli, nonché tutte le informazioni relative all’orario dello studio e relativi recapiti telefonici.
Andrebbero allegati alla suddetta lettera:
- il verbale dell’assemblea contenente la sua nomina;
- la scheda anagrafica per aggiornare il registro di cui al primo comma del punto 6 dell’Art. 1130 del Cod. Civ. che i condomini devono restituirgli debitamente compilata in ogni sua parte;
- la scheda che i condòmini devono compilare precisando le modalità con le quali vogliono ricevere convocazioni ed eventuali comunicazioni.
Dovrebbe inoltre:
- far domiciliare tutte le utenze presso il proprio studio (art. 1131 Cod. Civ., norma inderogabile);
- affiggere nel condominio una targa con il proprio nome ed i relativi recapiti telefonici dello studio come previsto al 5° comma dell’art. 1129 (norma inderogabile) del Cod. Civ.
Sarebbe opportuno far pervenire ai condòmini, anche copia della propria lettera di presentazione se questa non è stata allegata, come parte integrante, del verbale dell’assemblea condominiale, dove è riportata la nomina del nuovo amministratore per evitare in futuro eventuali discussioni su compensi vari richiesti, visto che il Cod. Civ. all’art. 1129 comma 15° recita “l’amministratore all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta” anche se a voler essere precisi sarebbe l’attività che andrà a svolgere.
Se la nomina avviene tramite l’Autorità Giudiziaria, sarebbe opportuno accettare il mandato formalmente allegando anche l’elenco dettagliato dei compensi richiesti, tramite la cancelleria del Tribunale.
