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[A cura di: Ivano Rossi – CEO Rokler Management & Consulting Srl] Sin dalla pubblicazione del regolamento UE 2016/679 ci si è posti il quesito se il registro dei trattamenti, ex art. 30, fosse da redigere anche da parte delle piccole imprese e dai professionisti. In particolare, in ambito condominiale, sino ad oggi, alcuni consulenti erano nel dubbio se il condominio e l’amministratore, in veste di responsabile del trattamento dei dati, fossero o no nell’obbligo di redigere detto registro.
A chiarimento di ciò è intervenuto il Garante con comunicato stampa dello scorso 8 ottobre 2018, attraverso il quale spiega e motiva le ragioni per le quali il registro delle attività di trattamento è obbligatorio e quando è auspicabile.
Prima di capire se l’amministratore sia tenuto o meno alla sua redazione, cerchiamo di comprendere che cos’è un registro dei trattamenti.
Il Registro dei Trattamenti
Il registro dei trattamenti è un documento ove vengono indicati i singoli trattamenti effettuati (art. 4 punto 2 Reg. UE 2016/679), con specifica delle finalità, delle categorie degli interessati, delle categorie dei dati trattati, del trasferimento dei dati in paesi terzi (extra UE), le misure di sicurezza adottate, le categorie dei destinatari interni e esterni ed eventuali note/osservazioni sul singolo trattamento.
Pertanto sarà composto da tante schede quanti sono i trattamenti effettuati.
In ambito condominiale, a titolo di esempio, il registro dei trattamenti dovrà contenere:
- l’anagrafica condominiale;
- l’amministrazione e la contabilità;
- la corrispondenza;
- la gestione sinistri;
- la gestione del personale;
- i solleciti pagamenti e recupero crediti;
- etc…
Per ognuno di questi trattamenti dovranno essere specificate le informazioni sopra riportate.
L’art. 30 del Regolamento UE 2016/679 paragrafo 5 recita che la redazione del registro dei trattamenti “….omissis… non si applica alle imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati omissis….”
Prima ancora dell’intervento del Garante e dalla semplice lettura del suddetto paragrafo, a parere dello scrivente la redazione del registro dei trattamenti da parte del condominio e dell’amministratore era fortemente auspicabile se non necessaria. Le motivazioni addotte risiedevano nella semplice lettura del paragrafo 5, art. 30, laddove indicava il trattamento dei dati “non occasionale” oltre a essere utile per comprendere quali misure di sicurezza tecnico organizzative il titolare e il responsabile del trattamento dovessero adottare per essere conformi al regolamento stesso così come richiesto dall’art. 24 paragrafo 1.
Inoltre, non dimentichiamo che il registro delle attività di trattamento è uno strumento pratico per il titolare e il responsabile ai fini di una maggiore consapevolezza della gestione dei dati trattati e come documento di confronto con l’autorità di controllo in caso di verifica.
Il Garante pertanto è intervenuto lo scorso 8 ottobre sottolineando quanto già evidenziato dal legislatore europeo nel Regolamento e andando a specificare in ambito condominiale quando è obbligatoria la redazione del registro.
Esso è obbligatorio quando il condominio tratta dati personali particolari ai sensi art. 9 paragrafo 1 Regolamento UE 2016/679.
Per categorie di dati particolari si intendono i dati personali che “rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla saluta o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”.
Quando l’amministratore tratta questa tipologia di dati? Esempi che possiamo richiamare dalla pratica quotidiana sono la gestione di sinistri assicurativi che vedono coinvolti soggetti che hanno riportato danni fisici o la gestione di documentazione per l’abbattimento di barriere architettoniche, eventuali trattenute sindacali adoperate a dipendenti, e comunque tutti gli altri trattamenti ove intervengono le caratteristiche di cui alla definizione di dato particolare.
Lo stesso Garante precisa che è comunque auspicabile – anche laddove non obbligatoria – la creazione del registro e pertanto, alla luce dell’ultimo chiarimento, si rinnova il consiglio agli amministratori di condominio di non esimersi dalla redazione di questo utile strumento di analisi e controllo.
