Il sito internet condominiale: un costo o un'opportunità?

Condominio

Il sito internet condominiale: un costo o un’opportunità?

Quotidiano Del Condominio
16 luglio 2019

[A cura di: avv. Francesco Saverio Del Buono] In un mondo ormai dominato dalla comunicazione via web, anche il condominio non può sfuggire a questa dimensione “virtuale”. Infatti il legislatore della riforma nel 2012 ha introdotto l’art. 71-ter delle disposizioni attuative del codice civile, il quale dispone che: “Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.

Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condòmini”.

Saranno quindi i condòmini, in sede di assemblea e con la maggioranza, a decidere per l’apertura del sito (e non l’amministratore di sua volontà). La delibera stessa indicherà quali sono i documenti che andranno inseriti sullo stesso; sarà pertanto tutta la documentazione che viene ritenuta utile a soddisfare la duplice esigenza di trasparenza e di conservazione degli atti condominiali.

Gran parte della popolazione naviga su internet, e la velocità della vita odierna non permette di dedicare tempo all’approfondimento di questioni quali quelle condominiali, o poter contattare l’amministratore per verificare la documentazione (es. contabile) da questi custodita: avere un supporto come il sito web dove trovare la documentazione, poterla scaricare sul proprio personal computer, per leggerla, analizzarla, o da smartphone e tablet, è di grande utilità.

Delibera e contenuti

Analizzando nello specifico la norma, si può vedere come sia richiesta una specifica maggioranza per l’approvazione di una proposta di attivazione di uno spazio web condominiale: la deliberazione deve essere approvata dalla maggioranza degli intervenuti e la metà del valore dell’edificio, pari a 500 millesimi, secondo quanto dispone il comma 2 dell’art. 1136.

La locuzione che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia fa ritenere che legittimati ad accedere al sito web non siano solo i condòmini, ma anche altri soggetti quali i conduttori degli immobili facenti parte del condominio, sempre relativamente alle questioni che li riguardano (quali il riscaldamento e raffrescamento ex art. 10 legge 392/78, per le quali hanno anche diritto di partecipazione e di voto in assemblea).

Quali sono i documenti che potrebbero essere pubblicati? La norma lascia all’assemblea la decisione, ma nonostante ciò si può provare a stilare un elenco dei documenti la cui diffusione a mezzo sito web sarebbe utile:

La convocazione

Ovviamente la pubblicazione della convocazione assembleare non potrà assolvere agli obblighi di comunicazione che rendono valida l’assemblea stessa, che dovranno comunque essere assolti nelle modalità previste dall’art. 66 delle disposizioni attuative del codice civile, il quale, ricordiamo, prevede che “L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati”, ma potrà comunque essere un valido supporto per i condòmini, per avere sempre a portata di mano la convocazione.

La privacy

Per tutelare la privacy dei condòmini, punto fondamentale di uno strumento che potenzialmente potrebbe permettere a terzi di accedere ad informazioni strettamente personali, il sito dovrà essere organizzato con una sezione pubblica, con informazioni generali, ed accessibile a tutti dal web, ed una sezione riservata, accessibile tramite password d’accesso ai soli condòmini.

In questa sezione potrebbe essere prevista una scheda personale per ogni singolo condòmino, con lo stato dei pagamenti, comunicazioni ad egli direttamente indirizzate, ed anche eventualmente dei sistemi per il pagamento delle quote (es. tramite Paypal), il tutto per rendere ancora più fruibile ed immediata la gestione di tutti gli adempimenti connessi al condominio.

Una opportuna implementazione del sito potrebbe essere l’attivazione di caselle pec per i singoli condòmini, che potrebbero sostituire per ogni esigenza la posta cartacea, dalle convocazioni di assemblea (sì valide in questo caso) all’invio del verbale agli assenti, agli avvisi di pagamento, solleciti ed ogni altra comunicazione che debba essere inviata singolarmente.

Costi e gestione

L’art 71 dispone inoltre che le spese dell’attivazione e gestione siano a carico del condominio: nulla dispone in merito alla ripartizione di tali spese, e pertanto si dovrebbe ritenere che vadano suddivise tra i condòmini in base ai millesimi di proprietà.

L’attivazione del sito richiederà, oltre al costo per l’acquisto del dominio, ormai abbastanza economico, anche la costruzione del medesimo, per il quale ci si dovrà affidare ad un soggetto esterno qualificato (se nel condominio non vi è un esperto in materia, informatico o web master che permetterà magari anche di risparmiare).

La gestione invece potrà anche essere affidata all’amministratore che eventualmente voglia svolgere anche tale attività, consistente nell’aggiornamento periodico e tempestivo, il caricamento dei documenti; anche se, per liberare l’amministratore da un ulteriore compito, si potrebbe incaricare un soggetto esterno di tutta l’attività relativa al sito web, dall’attivazione alla gestione, anche se questo comporterebbe un costo aggiuntivo per il condominio (magari sarebbe una opportunità più vantaggiosa per un condominio di grandi dimensioni, con una maggiore esigenza di aggiornamento costante del sito, ma quindi anche con un numero maggiore di condòmini tra cui suddividere la spesa).

Pertanto andrà valutata attentamente la realizzazione di un sito web condominiale: la mancanza di una vera necessità da parte del condominio potrebbe trasformare il sito solo in un costo aggiuntivo per i condòmini, senza apportare reali benefici alla vita condominiale.

D’altro canto però vi sarebbe la possibilità di abbattere i costi della gestione tramite una attività di sponsorizzazione da parte di aziende fornitrici del condominio, o altre imprese, che a fronte della pubblicizzazione dei propri prodotti o servizi a mezzo del sito web potrebbero riconoscere un contributo al condominio, o una scontistica a questo o ai singoli condòmini, permettendo di avere una entrata o un risparmio che finanzi questo strumento telematico, che può portare i benefici di cui abbiamo parlato in questo articolo.