[A cura di: avv. Maria Saveria Del Vecchio] Uno dei momenti più delicati della vita condominiale si verifica quando l’amministratore uscente deve provvedere al cosiddetto passaggio di consegne trasferendo all’amministratore entrante i documenti inerenti la gestione del condominio. Pur essendo un incombente in apparenza scontato al termine del rapporto tra amministratore e condominio, in realtà è spesso causa di problemi e fonte di contenzioso.

L’obbligo di restituzione di tutti i documenti e le informazioni inerenti la gestione del condominio, trova la sua fonte nel contratto con il condominio riconducibile alla figura del mandato. L’art. 1129 del codice civile stabilisce espressamente che “Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.

L’amministratore, quindi, è un semplice custode della documentazione che appartiene esclusivamente al condominio.

Un vademecum

Nella pratica il passaggio di consegne si concretizza nella redazione di un elenco di tutti i documenti condominiali detenuti dall’amministratore sostituito che vengono consegnati al subentrante. Molte volte, in sede di passaggio delle consegne, sussiste una certa difficoltà ad identificare gli atti e i documenti che necessariamente devono essere consegnati, non essendovi una elencazione tassativa cui far riferimento. Il dovere di diligenza imporrebbe all’amministratore di restituire tutta la documentazione in suo possesso, compresa quella ricevuta dal precedente amministratore.

Volendo comunque stilare un breve vademecum si potrebbe prendere spunto dall’Ordinanza emessa dal Tribunale di Palermo in data 28 gennaio 2014, ove il Giudice adito non si è limitato ad “ordinare” ad un ex amministratore di consegnare al Condominio “tutta la documentazione”, ma ha identificato quanto materialmente dovuto.

In particolare è stato fatto obbligo all’amministratore uscente di consegnare i seguenti atti e documenti:

• ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne;
• registro anagrafe condominiale;
• tabelle millesimali e regolamento condominiale;
• chiavi e timbri del condominio;
• registri dei verbali di assemblea;
• contratti con le ditte fornitrici e relative fatture solutorie (luce, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.);
• libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
• codice fiscale del condominio;
• passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line;
• polizza di assicurazione del fabbricato;
• certificato di prevenzione incendi;
• eventuali contratti di appalto opere straordinarie, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d’arte dell’opera;
• disciplinare d’incarico con il direttore dei lavori;
• atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il condominio;
• certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all’anagrafe tributaria dell’ammontare dei beni e servizi, anche per l’amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
• documentazione di chiusura cassa;
• ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente”.

Le mansioni

Per ben comprendere la natura dell’obbligo in capo all’amministratore uscente di consegnare la documentazione bisogna considerare a che titolo questa venga detenuta; l’amministratore è, infatti, mero custode della documentazione per la durata temporale del suo mandato, essendo quello di custodirla appunto uno dei suoi compiti, ma in ogni caso, pur quando venga dal medesimo redatta, ciò non ne cambia mai la titolarità. L’amministratore uscente, in quanto mero custode dei documenti di proprietà del condominio non ha nessun diritto di trattenerli e tardare la restituzione degli stessi, nemmeno nel caso vantasse un credito nei confronti del condominio stesso.

Essendo le fonti dei relativi obblighi di diversa natura sul punto la giurisprudenza è costante: tra i due interessi contrastanti, cioè quello di conservare i documenti per far valere il credito e quello dell’amministratore che gli subentra di acquisire la documentazione necessaria per la gestione condominiale, deve prevalere il secondo, essendo ben più grave il pregiudizio che può derivare alla gestione condominiale per il mancato possesso della documentazione originale.

Responsabilità

Il passaggio di consegne è un momento delicato non soltanto per gli adempimenti ed obblighi che comporta ma anche e, soprattutto, per le responsabilità che il mancato rispetto dei suddetti obblighi ed adempimenti può comportare. La mancata consegna della documentazione condominiale, al termine del mandato amministrativo, è difatti in grado di pregiudicare gravemente la proficua e corretta gestione dell’attività condominiale e può essere fonte di responsabilità civile e penale.

La responsabilità civile può configurarsi sia come responsabilità contrattuale, qualora venga contestato il mancato adempimento degli obblighi che discendono dal contratto di mandato, sia come responsabilità extra contrattuale per danni che possono esser derivati al condominio. Il Tribunale di Milano (sentenza 448/2010), ad esempio, ha condannato un amministratore uscente che non aveva consegnato tutta la documentazione al risarcimento quantificato in via equitativa nell’importo di euro 15.000.

La mancata consegna può configurarsi anche come illecito penale. Qualora il condominio abbia ottenuto un provvedimento formale da parte del Giudice Civile che condanna l’amministratore alla restituzione della documentazione, si potrebbe configurare il reato di mancata esecuzione dolosa di un ordine del giudice previsto dall’art. 388 del codice penale.

La Corte di Cassazione, con sentenza numero 31192 del 16 luglio 2014, ha ritenuto che rientrino nella definizione di provvedimento del Giudice ai sensi dell’articolo 388 comma 2 del codice penale, anche tutti i provvedimenti “di urgenza emessi a norma dell’articolo 700 c.p.c., ma a condizione che essi attengano alla difesa della proprietà, del possesso o del credito”. La consegna della documentazione da parte dell’amministratore di condominio – spiega la Suprema Corte di Cassazione nella motivazione – senz’ombra di dubbio incide sulla proprietà condominiale impedendone la corretta gestione ed amministrazione.

In ogni caso, per la configurabilità di tale delitto è richiesto il dolo generico consistente nella coscienza e volontà di disobbedire al provvedimento del giudice. Il reato è procedibile a querela della persona offesa dalla condotta delittuosa.

Indipendentemente dall’esistenza di un provvedimento giudiziario la violazione dell’obbligo di consegna o restituzione della documentazione contabile potrebbe configurare il reato di appropriazione indebita previsto dall’art. 646 del codice penale. Infatti la Corte di Cassazione (Cass. pen., sentenza 10 luglio 2013, n. 2951), ha ritenuto rilevante penalmente la condotta appropriativa, posta in essere da un amministratore di condominio che aveva trattenuto e volontariamente negato la restituzione della predetta documentazione, pur nella consapevolezza di non aver più titolo per continuare ad averne il possesso, essendo intervenuta la revoca dell’amministratore.

Chi subentra

Fin ora si è parlato delle responsabilità dell’amministratore uscente, ma nemmeno l’amministratore entrante è esente da obblighi è responsabilità. Qualora quest’ultimo non si attivasse per recuperare la documentazione potrebbe essere soggetto a propria volta ad azione di responsabilità.

L’obbligo di diligenza del mandatario gli impone l’onere di agire in ogni modo possibile per entrare in possesso delle carte che costituiscono il presupposto per eseguire correttamente i compiti che la legge gli assegna quali, ad esempio, l’esecuzione degli adempimenti fiscali previsti dall’art. 1130 comma 1 n. 4 e la conservazione della documentazione previsto dall’art. 1130 comma 1 numero 8. In caso contrario dovrà rispondere per i pregiudizi ed i danni che potrebbero derivare al condominio a causa della sua inerzia o  delle sue omissioni.

Sul punto la giurisprudenza di merito (ordinanza del 30-31 marzo 2015 del Tribunale di Napoli Nord) ha stabilito che singoli condòmini possono agire in via cautelare urgente (ex art. 700 c.p.c.) nei confronti dell’ex amministratore ed anche dell’amministratore in carica, per ottenere in tempi brevi la consegna della documentazione e relativi giustificativi afferenti la gestione contabile.

Nel caso di specie, il Giudice ha accolto il ricorso cautelare presentato direttamente dai condòmini, preordinato all’accertamento della responsabilità degli amministratori per omessa presentazione della documentazione contabile, sottolineando come tale misura atipica – in caso di inerzia dell’amministratore in carica – possa essere azionata direttamente dai singoli condòmini, sempre legittimati ad agire a difesa dei diritti, esclusivi e comuni, inerenti all’edificio condominiale ai sensi del combinato disposto degli artt. 1139 e 1105 c.c..

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