[A cura di: Avv. Rodolfo Cusano] Il tema della tutela della privacy non è mai passato di moda, va detto. Ma dopo il caso dello scandalo “Cambridge Analytica” che ha colpito il colosso dei social network Facebook e alla luce del nuovo Regolamento europeo che entrerà in vigore il prossimo maggio, l’utilizzo corretto dei dati personali e la gestione dell’anagrafica dei condòmini, è tornato una priorità. Vale, dunque, la pena di approfondire i concetti espressi dall’art. 1120 del codice civile in materia di “registro anagrafe condominiale”, partendo dal caso concreto di una nostra abbonata, amministratore di condominio, che riportiamo di seguito.

Il quesito dell’amministratore

Sono F. di Varese sono una vostro abbonata. Sono stata aggredita da alcuni condòmini che volevano sapere come tratto i loro dati. Nel 2006 avevo inviato a tutti un documento nel quale spiegavo a cosa servono i dati (nome, cognome e dati catastali) ma, ai nuovi inquilini, non l’ho ancora mandato.

Sono sanzionabile oppure mando loro la stessa scheda e mi salvo? Cosa dicono a riguardo i vostri consulenti legali?

Il parere legale

L’art. 1130 c.c. che prevede l’obbligo per l’amministratore di tenere un registro di anagrafe condominiale contenente i dati anagrafici dei condomini e di tutti coloro che a titolo di usufrutto, locazione o comodato vantano diritti reali di godimento sulle unità immobiliari del condominio.

L’art. 11129 c.c. n. 7 prevede che la mancata ottemperanza a questo obbligo costituisce grave irregolarità che potrebbe permettere anche ad un singolo condomino di chiedere la revoca al Tribunale.

Da quanto rappresentato si evince che più che di mancata tenuta si è in presenza di un mancato aggiornamento, irregolarità non solo meno grave ma che può essere, appunto, sanata con l’aggiornamento dei dati sia pure fatto in ritardo. Altre sanzioni non sono previste. Potremmo concludere ritenendo che la fattispecie possa essere ricondotta al generale rapporto di fiducia che deve sussistere tra l’amministratore ed i condomini.

L’excursus sul registro di anagrafe condominiale

La variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore entro 60 giorni per iscritto. In mancanza l’amministratore deve chiederli per iscritto e se non riceve risposta dopo altri trenta giorni l’amministratore potrà acquisirli dai pubblici registri addebitandone il costo agli interessati.

In particolare nel caso di alienazioni di immobili in condominio l’art. 66 disp. di attuazione al c.c. ultimo comma, stabilisce che: “Chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all’amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto”.

Da questo complesso normativo si evince che mentre in un primo momento per la costituzione dell’anagrafe condominiale è sufficiente la comunicazione dei dati a mezzo una semplice informativa (eventualmente scheda predisposta dall’amministratore) in caso di variazione, se essa riguarda i dati riferiti agli inquilini rimane valido la stessa semplice informativa, mentre in caso di alienazione la semplice informativa da parte degli interessati non è sufficiente. E’ invece, necessaria la trasmissione della copia autentica (rilasciata dal notaio stipulante) del rogito notarile di vendita. Questo ai fini del corretto aggiorna-mento dell’anagrafe condominiale. In mancanza di questa ultima trasmissione l’alienante rimane obbligato nei confronti del condominio anche per gli oneri successivi in solido con l’acquirente e fino a quando non perfezione detto adempimento. Viene così introdotta nuovamente la figura del condomino ap-parente. E’ compito, quindi, dell’amministratore chiedere la copia autentica del rogito notarile qualora questo non venisse fornito.

Il risultato di questa congerie di norme dovrebbe dare sempre più certezza nei rapporti tra l’amministrazione ed i condomini.

Il rapporto tra privacy e registro anagrafe condominiale

L’obbligo di tenuta del registro di anagrafe condominiale va considerato anche alla luce dei rapporti tra diritto alla privacy e informazioni relative alla gestione condominiale. Al riguardo il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato una guida (www.garanteprivacy.it) stabilendo che nel condominio è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione ed il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo 195/2003). Il tutto anche alla luce della recente riforma approvata dal Parla-mento (L. 220/2012, recante «Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici», in vigore dal mese di giugno 2013).

In primo luogo occorre precisare che il trattamento senza consenso può avvenire soltanto nei casi specifici previsti nell’articolo 24 del Codice della privacy (ad esempio quando il trattamento è previsto da un obbligo di legge, proprio come in questo caso in cui è la stessa legge ad istituire il registro di anagrafe condominiale; oppure quando è necessario per adempiere a obblighi contrattuali).

È invece sempre necessario il consenso dell’interessato per comunicare i dati personali a terzi. Fuori dei casi previsti dalla normativa, né il condominio, né l’amministratore, né il portiere, né il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere ad altro partecipante o a terzi.

Questi i punti salienti del provvedimento del 18 maggio 2006:

• il condominio, in quanto titolare del trattamento, può trattare solo informa-zioni personali pertinenti e necessarie per la gestione e l’amministrazione delle parti comuni. Le informazioni possono riguardare sia tutto il condominio (dati relativi a consumi collettivi), sia i singoli partecipanti (dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali). I numeri di telefono possono essere trattati solo con il consenso degli interessati, a meno che compaiano già in elenchi telefonici pubblici;
• per verificare l’esattezza degli importi dovuti, ciascun condomino può essere informato, in sede di rendiconto annuale o su richiesta, delle somme dovute dagli altri e di eventuali inadempimenti;
• è invece vietata la diffusione di dati personali mediante l’affissione di avvisi di mora o di sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico, (bacheche) in cui è consentita solo l’affissione di avvisi generali (quali convocazioni di assemblea o comunicazioni urgenti);
• i dati sanitari possono essere trattati solo se indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio (come in caso di danni a persone anche diverse dai condòmini, o per particolari deliberazioni, come nel caso dell’abbattimento delle cosiddette barriere architettoniche);
• la comunicazione di dati personali è consentita con il consenso o se ricorrono altri presupposti di legge. La partecipazione all’assemblea condominiale di estranei è consentita con l’assenso dei partecipanti e in casi previsti dalla legge, ad esempio può trattarsi di tecnici o consulenti chiamati ad intervenire su problemi all’ordine del giorno. È possibile videoregistrare l’assemblea solo con il consenso informato dei partecipanti;
• per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali l’amministratore deve adottare idonee misure di sicurezza previste dal Co-dice della privacy;
• l’amministratore può esercitare il diritto di accesso ai dati riferiti al condominio nel suo complesso (ad esempio alle informazione relative al consumo globale di energia ed acqua).

Il trattamento dei dati da parte dell’amministratore

L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici degli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.

È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali.

Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.

Il Garante ha anche aggiunto che l’amministratore può raccogliere e archiviare tutte quelle notizie utili per accertare la legittimazione dei condòmini a intervenire alle assemblee o il corretto funzionamento dell’assemblea, notizie che in alcun modo potranno essere utilizzate al di fuori di tali scopi; ad esempio, potranno essere raccolte notizie relative alla proprietà o alla superficie dell’immobile ai fini del calcolo dei millesimi ma non quelle relative, ad esempio, al prezzo d’acquisto dell’appartamento.

Il Garante ha altresì sottolineato come i numeri telefonici dei condòmini non debbano esser comunicati all’interno del condominio (salvo il consenso dei di-retti interessati), in quanto non necessari ai fini della determinazione dei diritti e degli obblighi di ciascun proprietario.

Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli al-tri, dati sensibili o giudiziari.

La riforma del condominio, recentemente approvata, prevede che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale.

La bacheca condominiale

Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.

Il diritto alla trasparenza non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio all’ingresso del palazzo).

La riforma approvata nel dicembre 2012 obbliga espressamente l’amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi ma questo non significa che tali dati possono essere esposti in bacheca. Anche perché la bacheca posta in genere nell’androne del fabbricato è visibile anche ai terzi estranei che vi avessero a transitare.

Le informazioni cui possono accedere i singoli condomini

Il singolo condomino può sempre accedere ai dati che lo riguardano, rivolgendosi all’amministratore. Oltre alle informazioni che lo riguardano può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.

Secondo il Garante, le norme in materia di tutela dei dati personali, confluite nel D.Lgs. 196/2003, non escludono l’applicazione della disciplina codicistica in materia condominiale, ed in particolare quella relativa alla costituzione dell’assemblea e alla validità delle sue deliberazioni; soprattutto in questi due ultimi casi, infatti, è di fondamentale importanza individuare con precisione i nominativi dei condòmini. L’amministratore di condominio può, quindi, mettere a disposizione dei condòmini che ne facciano richiesta tutta la documenta-zione da lui acquisita, che potrà però essere utilizzata al solo scopo di verificare la regolarità delle procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.

La stessa riforma obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo ero-gate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso.

Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

I singoli condòmini, invece, non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (articolo 7 del Codice della privacy) per consultare le informazioni riferibili all’intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprie-tà condominiale stipulato con un soggetto terzo.

Tale specifico diritto, infatti, spetta all’amministratore (o altra persona munita di apposito incarico da parte della compagine condominiale), mentre il singolo condomino può richiedere l’accesso solamente ai propri dati personali.

Naturalmente ogni condomino può conoscere tutte le informazioni relative all’intera gestione condominiale in base ad altre norme dell’ordinamento, ed in particolare alle disposizioni del codice civile.

Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il di-ritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano. Se tali dati sono trattati in violazione di legge può chiederne la trasformazione in forma anonima, il blocco o la cancellazione. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata o non adeguata ri-sposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.

L’affittuario (locatario conduttore), come qualunque «interessato», può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli altri diritti garantiti dal Codice della privacy. In riferimento alla normativa sulla privacy, non può però chiedere l’accesso ai dati sulla gestione del condominio.

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